Definitionen
Zur besseren Verständlichkeit werden nachfolgend zentrale Begriffe verwendet, die im Kontext dieser Datenschutzerklärung Bedeutung haben.
- Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Kontaktdaten, Identifikationsnummern oder Information über geschäftliche Beziehungen.
- Verarbeitung bezeichnet jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, etwa das Erheben, Speichern, Anpassen, Übermitteln oder Löschen von Daten.
- Nutzer bezeichnet natürliche Personen, die unsere Website besuchen oder Leistungen von UnterTopRat in Anspruch nehmen, insbesondere Unternehmer, Geschäftsführer und bevollmächtigte Vertreter von Unternehmen.
- Service umfasst die Informationsangebote auf der Website sowie die von UnterTopRat angebotenen Rechtsdienstleistungen für Unternehmen, insbesondere Beratung, Vertragsprüfung und sonstige juristische Leistungen.
- Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch der Website auf dem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen über das Nutzungsverhalten ermöglichen, etwa Sitzungsinformationen oder technische Einstellungen.
Erhebung personenbezogener Daten
Wir erheben personenbezogene Daten in verschiedenen Situationen: bei Kontaktaufnahme, bei Nutzung der Website, zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Die Art der erhobenen Daten hängt vom jeweiligen Kontext ab.
Vom Nutzer bereitgestellte Daten
Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung stellen, dienen der Bearbeitung Ihrer Anfrage, der Vertragserfüllung und der Kommunikation mit Ihnen.
- Kontakt- und Identifikationsdaten wie Name, Funktion, Firmenname und geschäftliche E-Mail-Adresse.
- Kommunikationsdaten, z. B. Telefonnummer, postalische Anschrift und Informationen, die Sie in Nachrichten an uns übermitteln.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten, die zur Erbringung unserer Leistungen und zur Rechnungslegung erforderlich sind.
- Unternehmensbezogene Informationen, die zur rechtlichen Einschätzung und Beratung notwendig sind (Verträge, Dokumente, Geschäftsinformationen).
- Einwilligungen und Nachweise, die im Rahmen der Mandatsbeziehung dokumentiert werden müssen.
- Notizen und Protokolle aus Beratungen und Korrespondenz, soweit relevant für die Mandatsbearbeitung.
Automatisch erfasste Daten
Beim Besuch der Website werden automatisch technische und nutzungsbezogene Daten verarbeitet, die für den Betrieb der Website und zur Absicherung erforderlich sind.
- Technische Verbindungsdaten wie IP-Adresse, Browsertyp und Betriebssystem.
- Nutzungsdaten wie aufgerufene Seiten, Verweildauer, Klickpfade und Referrer-Informationen.
- Geräte- und Telemetriedaten zur Optimierung der Darstellung auf unterschiedlichen Endgeräten.
- Sicherheitsrelevante Protokolldaten zur Erkennung und Abwehr von Angriffen.
- Cookie- oder ähnlichen Technologien entnommene Informationen zur Verwaltung technischer Einstellungen.
- Geografische Angaben in anonymisierter Form zur statistischen Auswertung und zur Abwehr von Missbrauch.
Daten von Drittparteien
In bestimmten Fällen erhalten wir personenbezogene Daten von Dritten, zum Beispiel von Dienstleistern, Behörden oder von Ihnen bevollmächtigten Personen.
- Zulieferer und technische Dienstleister, die beim Betrieb der Website oder der IT-Infrastruktur unterstützen.
- Externe Fachberater oder Prüfstellen, sofern deren Einbindung für die Mandatsbearbeitung erforderlich ist.
- Behörden oder Institutionen, wenn eine gesetzliche Auskunftspflicht besteht oder zur Rechtsverfolgung.
Verwendungszwecke personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu klar definierten Zwecken. Die folgenden Punkte geben einen Überblick über die jeweiligen Verwendungszwecke.
- Bereitstellung und Abwicklung unserer Rechtsdienstleistungen für Unternehmer, einschließlich Mandatsverwaltung.
- Kommunikation mit bestehenden und potenziellen Mandanten sowie Beantwortung von Anfragen.
- Vertrags- und Abrechnungszwecke, einschließlich Erfüllung steuer- und Geschaeft Aufbewahrungspflichten.
- Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der IT-Infrastruktur und der gespeicherten Daten.
- Analyse und Verbesserung von Website und Serviceangeboten auf aggregierter Basis.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa im Rahmen aufsichtsrechtlicher oder steuerlicher Anforderungen.
- Durchführung von Risiko- und Compliance-Prüfungen, soweit für die Mandatsbearbeitung erforderlich.
- Auf Wunsch und nach gesonderter Einwilligung Informations- und Marketingkommunikation über Dienstleistungen für Unternehmen.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die rechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten richten sich nach anwendbarem Datenschutzrecht. Je nach Zweck gelten unterschiedliche Grundlagen.
- Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen, wenn die Daten für die Mandatserbringung erforderlich sind.
- Rechtliche Verpflichtungen aus nationales Recht (z. B. Aufbewahrungspflichten nach Geschaeft- und Steuerrecht).
- Einwilligung des Betroffenen, wenn Datenverarbeitung auf freiwilliger Basis erfolgt, insbesondere für Marketingzwecke.
- Berechtigte Interessen von UnterTopRat, etwa zur IT-Sicherheit oder zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, sofern die Interessen nicht die Rechte der Betroffenen überwiegen.
Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um technische Funktionen bereitzustellen und anonyme Nutzungsstatistiken zu erheben. Viele Cookies sind für die Funktionalität erforderlich.
Unterschieden wird zwischen zwingend erforderlichen Cookies (z. B. für Sitzungsverwaltung), funktionalen Cookies (z. B. zur Speicherung von Präferenzen) und analytischen Cookies zur statistischen Auswertung.
Kategoriebeispiele: notwendige Cookies, Leistungs- und Analyse-Cookies, funktionale Cookies und optionale Tracking-Cookies. Optionen zur Einwilligung werden entsprechend angeboten.
Sie können die Verwendung nicht notwendiger Cookies über die Einstellungsoptionen auf der Website ablehnen oder Browser-Einstellungen zur Verwaltung von Cookies verwenden. Das Deaktivieren bestimmter Cookies kann die Funktionalität der Website einschränken.
Weitere Informationen zu Cookies
Weitergabe und Offenlegung von Daten
Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder eine rechtmäßige Grundlage gegeben ist.
- Technische Dienstleister und Hosting-Partner zur Bereitstellung und Wartung der Website und IT-Infrastruktur.
- Zahlungsdienstleister oder Abrechnungsdienstleister im Rahmen der Rechnungsstellung, sofern relevant.
- Externe Rechts- oder Steuerberater, sofern deren Einbindung zur Bearbeitung eines Mandats erforderlich ist.
- Behördliche Stellen und Aufsichtsbehörden, wenn eine gesetzliche Auskunfts- oder Mitwirkungspflicht besteht.
- Keine Weitergabe an Dritte für Werbezwecke ohne ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person.
- Sonstige Empfänger nur im erforderlichen Umfang und unter Beachtung technischer und vertraglicher Schutzmaßnahmen.
Internationale Datenübermittlungen
Datenübermittlungen in Länder ausserhalb der Schweiz oder der EU/EWR können stattfinden, wenn dies zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich ist. Solche Übermittlungen erfolgen nur, wenn geeignete Schutzmaßnahmen vorhanden sind oder eine anderweitige rechtliche Grundlage vorliegt.
Als Schutzmaßnahmen können standardisierte Vertragsklauseln, Angemessenheitsentscheidungen oder spezifische vertragliche Regelungen genutzt werden. In Einzelfällen wird zuvor geprüft, ob das Datenschutzniveau des Zielorts angemessen ist.
Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Daten, die zur Führung eines Mandatskontos notwendig sind, werden während der Dauer der Mandatsbeziehung und anschliessend für die Dauer einschlägiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert, z. B. Geschaeft- oder steuerrechtliche Fristen.
Korrespondenz und Nachrichten, die für die Erfüllung vertraglicher Pflichten relevant sind, werden entsprechend der Erforderlichkeit und gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt.
System- und Sicherheitsprotokolle werden aus technischen und sicherheitsrelevanten Gründen für einen begrenzten Zeitraum gespeichert und anschliessend gelöscht oder anonymisiert.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen oder bei Wegfall des Verarbeitungszwecks werden Daten regelhaft gelöscht oder sicher anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Sicherheit und Schutzmaßnahmen
UnterTopRat setzt organisatorische, technische und physische Massnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Sicherheitsstände werden regelmässig überprüft und an den Stand der Technik angepasst.
- Zugriffsbeschränkungen und rollenbasierte Berechtigungen zur Begrenzung des Zugriffs auf personenbezogene Daten.
- Verschlüsselung sensibler Datenübertragungen (TLS) und, wo erforderlich, verschlüsselte Speicherung.
- Regelmässige Backups, Sicherheitsüberprüfungen und Mitarbeiterschulungen im Bereich Datenschutz.
Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben Anspruch auf Auskunft und können unter bestimmten Voraussetzungen weitere Rechte geltend machen. Die Ausübung dieser Rechte erfolgt unter Wahrung sicherer Identifikationsverfahren.
- Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten und die Verarbeitungszwecke.
- Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
- Löschung personenbezogener Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
- Einschränkung der Verarbeitung in bestimmten Fällen, z. B. während der Prüfung einer Rechtswidrigkeit.
- Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht.
- Datenübertragbarkeit für die von Ihnen bereitgestellten Daten, soweit technisch möglich und rechtlich zulässig.
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.
- Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer Daten.
Anfragen zu Betroffenenrechten
Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte schriftlich an UnterTopRat, Rue du Bugnon 17, 1005 Lausanne, Schweiz oder telefonisch an +41768540034. Zur Bearbeitung von Anfragen kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen.
[email protected]
Anfragen werden in der Regel innerhalb von 30 Tagen beantwortet. In komplexen Fällen oder bei umfangreichen Anfragen kann die Bearbeitung bis zu 90 Tage in Anspruch nehmen; darüber werden wir Sie gegebenenfalls informieren.
Bezug zu DSGVO und schweizerischem Datenschutzrecht
Für Personen mit Wohnsitz in der EU/EWR finden ergänzende Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Anwendung. Für Personen in der Schweiz gelten die Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzrechts (FADP bzw. nationales Recht).
- EU-Bürger und Personen im EWR können ergänzende Rechte aus der DSGVO geltend machen, etwa umfassende Auskunfts- und Löschrechte.
- Für Übermittlungen in Länder ausserhalb der EU/EWR werden geeignete Schutzmassnahmen getroffen, sofern keine Angemessenheitsentscheidung vorliegt.
- Widerspruchs-, Berichtigungs- und Einschränkungsrechte können im Einklang mit den jeweils anwendbaren Rechtsvorschriften ausgeübt werden.
- Unabhängig von der Rechtsgrundlage haben Betroffene das Recht, sich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie Verstösse gegen datenschutzrechtliche Vorschriften vermuten.
- Betroffene haben das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten sowie auf Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten, sofern dies erforderlich ist. Anfragen zur Berichtigung werden zeitnah geprüft und dokumentiert.
- Betroffene können unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung oder die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Anträge werden nach den gesetzlichen Vorgaben geprüft und innerhalb angemessener Frist beantwortet.
Bei Fragen oder Beschwerden zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann die zuständige Aufsichtsbehörde kontaktiert werden. In der Schweiz ist dies je nach Kanton die kantonale Datenschutzstelle; für internationale Anliegen sind zusätzlich die zuständigen Behörden der betroffenen Staaten relevant.
Marketing und Direktwerbung
Wir verwenden Kontaktdaten nur für Marketingzwecke, wenn eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Grundlage dies erlaubt. Zu Marketingzwecken gespeicherte Daten werden getrennt von operativen Daten verwaltet und nur für die vereinbarten Kommunikationskanäle genutzt. Die Häufigkeit und Art der Kontaktaufnahme orientiert sich an der Einwilligung der betroffenen Person.
Empfänger von Marketingkommunikation können sich jederzeit abmelden. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Alternativ kann die Abmeldung schriftlich an die im Impressum angegebene Adresse erfolgen. Nach der Abmeldung werden keine weiteren Marketingnachrichten versendet, sofern keine neue Einwilligung vorliegt.
Daten von Minderjährigen
Unsere Dienste sind primär an Unternehmer und geschäftliche Nutzer gerichtet. Wir erfassen grundsätzlich keine personenbezogenen Daten von Minderjährigen für Marketingzwecke. Falls versehentlich Daten von Minderjährigen verarbeitet wurden, bitten wir um Benachrichtigung, damit diese Daten überprüft und gegebenenfalls gelöscht werden können.
Links zu Drittanbietern
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Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich aktualisiert werden, um Änderungen in der Gesetzgebung oder in unseren Prozessen Rechnung zu tragen. Wesentliche Änderungen werden auf der Website von UnterTopRat veröffentlicht und das Datum der letzten Aktualisierung angegeben. Nutzer werden aufgefordert, die Erklärung regelmässig einzusehen.